Für Agenturen, Kanzleien & Makler
Die 5 fundamentalen Säulen,
wie Sie durch Automatisierung jede
Woche bis zu 20 Stunden einsparen...
…und gleichzeitig für mehr Übersicht, weniger Fehler und zufriedenere Kunden sorgen –
ohne Chaos mit zig Tools oder endlosen Excel-Listen.
Wenn Abläufe zum Chaos werden …
Es ist nicht deine Schuld, wenn Unternehmensabläufe chaotisch sind, Daten verstreut liegen oder Routineaufgaben dich belasten. Als Kanzlei, Makler oder Agentur bist du Experte in deinem Fachgebiet, und deine Zeit sollte deinen Kunden gelten, nicht dem Kampf mit Tools und Prozessen.
Vielleicht erkennst du dich wieder:
Wichtige Dokumente oder Fristen sind unübersichtlich, Mitarbeiter verbringen Stunden mit Kopierarbeit und doppelter Dateneingabe, und Abstimmungen kosten Nerven durch Kommunikation über zu viele Kanäle. Man hat das Gefühl, trotz viel Arbeit nie wirklich „hinterherzukommen“.
Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt, die diese Probleme dauerhaft lösen können.
Wenn Sie nach einem Weg suchen, sich wieder auf die richtigen Dinge zu konzentrieren, die sich auszahlen, sind Sie hier genau richtig.
Was Sie durch Digitalisierung &
Automatisierung erwarten können
1. Mehr Zeit & weniger Stress
Durch automatisierte Prozesse sparen Sie und Ihr Team jede Woche viele Stunden, die bisher für Routineaufgaben, doppelte Dateneingaben oder Abstimmungen draufgingen.
2. Klare Strukturen & volle Übersicht
Ihre Kunden- und Projektdaten sind jederzeit schnell auffindbar, Fristen werden automatisch überwacht – und Ihr Unternehmen wirkt nach außen wie ein perfekt eingespieltes Team.
3. Mehr Zufriedenheit & Wachstum
Wenn Abläufe reibungslos laufen, erleben Ihre Kunden einen professionellen Service – und Sie haben endlich die Kapazitäten, um mehr Mandanten, Aufträge oder Projekte anzunehmen.
Die 5 fundamentalen Säulen für eine erfolgreiche Digitalisierung & Automatisierung
In den letzten Jahren haben wir ein praxisnahes System entwickelt, das auf fünf fundamentalen Säulen beruht.
Diese Bereiche sind entscheidend, damit Ihr Unternehmen nicht im Chaos steckenbleibt, sondern klare Strukturen, effiziente Abläufe und nachhaltige Entlastung gewinnt.
1. Kundendaten & CRM
Alles beginnt mit einer sauberen Kontaktdatenbank: Wer sind Ihre Kunden? Welche Daten, Notizen, Verträge und Interaktionen gehören dazu?
Ein CRM ist die Schaltzentrale für Vertrieb, Kundenservice und Fulfillment. Ohne zentrale Kundendaten geht jede Optimierung ins Leere.
2. Dokumenten- & Dateiverwaltung
Neben den Kontaktdaten sind die Dokumente & Dateien entscheidend: Verträge, Berichte, Logos, Bilder, Videos – alles muss sicher, und schnell auffindbar gespeichert sein. Eine klare Struktur spart Zeit, verhindert Fehler und stellt sicher, dass jeder mit den richtigen Versionen arbeitet.
3. Kommunikation & Zusammenarbeit
Sobald Daten und Dokumente ordentlich organisiert sind, kommt die Kommunikation: intern zwischen Mitarbeitern und extern mit Kunden. Eine zentrale Plattform verhindert E-Mail-Chaos, Missverständnisse und Informationsverluste – und sorgt dafür, dass wirklich alle auf demselben Stand sind.
4. Integration & Automatisierung
Hier geht es darum, dass die Systeme miteinander sprechen:
CRM ↔ Buchhaltung ↔ Dokumentenablage.
Automatisierungen stellen sicher, dass Informationen nicht doppelt gepflegt werden müssen und Aufgaben automatisch weiterfließen – ohne manuellen Aufwand.
5. Sicherheit & Verlässlichkeit
Die beste Software nützt nichts, wenn sie nicht konsequent genutzt wird. Entscheidend ist, dass Daten stets gepflegt, Programme einwandfrei bedient und Prozesse verlässlich eingehalten werden. So können Sie sicher sein, dass Ihre Informationen immer aktuell, korrekt und vertrauenswürdig sind – eine stabile Grundlage für jede Entscheidung.
Wenn alle 5 Säulen angewendet werden...
Ihre Kundendaten und Dokumente sind jederzeit aktuell und zuverlässig, die Kommunikation läuft reibungslos, Systeme arbeiten nahtlos zusammen und alles funktioniert stabil im Hintergrund.
So gewinnen Sie volle Kontrolle, sparen wertvolle Zeit und können sich endlich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Kunden und Ihr Wachstum.
Was unsere Kunden sagen
Unsere Lösungen haben bereits Agenturen, Kanzleien und Makler dabei unterstützt,
ihre Abläufe zu digitalisieren und spürbar Zeit zu sparen. Hier berichten einige von ihren Erfahrungen.
Durch die Zusammenarbeit mit Lukas konnten wir unsere Systeme endlich so verknüpfen, dass Daten wirklich zusammenfließen und uns im Alltag entlasten.
Viele manuelle Aufgaben laufen jetzt automatisch: sichere Dokumentenübertragung, automatische Ordnererstellung, CRM-Verknüpfung mit Microsoft 365 und mehr. Das spart uns nicht nur jede Woche viele Stunden, sondern sorgt auch dafür, dass unser Vertrieb bessere Entscheidungen trifft und wir unsere Kunden gezielter unterstützen können.
Besonders schätze ich, dass Lukas nicht nur Dienstleister ist, sondern echte Lösungen denkt – schnell, zuverlässig und mit viel Verständnis für die Abläufe in Unternehmen.
Henry Fendt
Online-Marketing-Berater
Vor der Zusammenarbeit mit Lukas haben wir fast ausschließlich mit Papier und einem veralteten CRM gearbeitet – ohne Kontrolle über unsere Vertriebsprozesse und mit enormem Aufwand.
Lukas hat unsere Situation analysiert, die Daten aus Excel und dem alten CRM übernommen und ein neues System mit Cloud-Anbindung aufgebaut.
Heute läuft unsere Ablage automatisiert, wir sparen jede Woche viel Zeit und haben endlich volle Einsicht in unsere Vertriebsstatistiken.
Besonders wichtig für uns: Lukas hat unsere komplexe Ausgangssituation sofort verstanden und alle individuellen Wünsche zuverlässig umgesetzt. Das Ergebnis ist ein System, das wirklich funktioniert.
Sydney Golling
Wirtschaftskanzlei
Dank Lukas habe ich heute einen professionellen Online-Auftritt und funktionierende Systeme, die mir jede Woche viel Zeit sparen. So kann ich mich voll auf meine Arbeit als Baumpfleger konzentrieren.
Edward Fendt
Baumpfleger
Dank der digitalen Lösung von Lukas dokumentieren unsere Hausmeister Aufzugskontrollen direkt per App. Das spart uns jede Woche Stunden an Aufwand und gibt uns jederzeit volle Übersicht.
Florian Stückl
Hausmeisterei GmbH
Systematisch effizienter arbeiten & Strukturen schaffen,
die Ihnen wieder Zeit zurückgeben.
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Abläufe in Ihrem Unternehmen so gestalten,
dass weniger Zeit für Administration verloren geht – und mehr Kapazität für Ihre Kunden bleibt.
Mit klaren Prozessen, modernen Tools und Automatisierung, die wirklich funktioniert.
Auftrags- & Kundenabwicklung
Schaffen Sie einen klaren roten Faden in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden – von der Anfrage über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung.
Dokumentenmanagement
Erleben Sie, wie Verträge, Akten und Kundendokumente zentral, sicher und blitzschnell auffindbar sind – statt verteilt über E-Mail, Papier und Ordnerstrukturen.
Kommunikation & Zusammenarbeit
Bündeln Sie interne und externe Kommunikation – weniger E-Mail-Chaos, klare Verantwortlichkeiten, schnellere Abstimmungen.
Roadmap & Umsetzung
Sie erhalten eine klar priorisierte Roadmap mit Quick Wins und langfristigen Projekten – und konkrete Handlungsempfehlungen, wie Sie Ihre Ziele erreichen können.
Begleitung
Auf Wunsch begleiten wir Sie bei der Umsetzung: von der Tool-Auswahl über die technische Einrichtung bis hin zur Mitarbeiterschulung.
Erfahrung & Praxiswissen
Profitieren Sie von Best Practices aus Unternehmen, die genau an diesem Punkt standen – und heute strukturierter, effizienter und stressfreier arbeiten.
Ihr Partner für Digitalisierung & Automatisierung
Ihr Ansprechpartner auf dem Weg zu klaren Prozessen
Unsere Aufgabe
Unabhängig davon, ob Sie als Agentur, Kanzlei oder Makler starten: Wir konzentrieren uns auf eine Sache – Ihnen zu helfen, Systeme aufzubauen, Abläufe zu vereinfachen und so mehr Zeit für Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft zu gewinnen.
Wir führen Sie durch einen klaren Prozess, der sicherstellt, dass an jedem Meilenstein echte Entlastung entsteht.
⌀ 90 %
reduzierte
Fehlerquote
+40 Stunden
einsparren pro Woche
Ihr Begleiter
Niemand muss Digitalisierung allein stemmen – und Sie sollten es auch nicht.
Wir wissen, wie es sich anfühlt, wenn Abläufe unübersichtlich sind und man das Gefühl hat, mehr zu verwalten als zu gestalten.
Darum unterstützen wir Sie bei jedem Schritt, von der Analyse bis zur Umsetzung und darüber hinaus, und sorgen dafür, dass Sie Ihre Ziele erreichen.
Ihre Sicherheit
Profitieren Sie von praxisnaher Erfahrung und Best Practices aus vielen Projekten.
Wir wissen, welche Lösungen in der Praxis funktionieren, wie man Mitarbeiter erfolgreich in neue Tools einbindet – und wie sich Digitalisierung so gestalten lässt, dass sie einfach, effizient und nachhaltig ist.
2-fache
Arbeit
eingesparrt
So gelangen Sie Schritt für Schritt
zu klaren Prozessen & mehr Effizienz
Schritt 1
Digitalisierungs-Workshop
Analyse & Zielbild entwickeln
Im Workshop gewinnen Sie endlich Klarheit über Ihre Abläufe: Wo geht Zeit verloren, wo passieren Fehler und wie sieht ein besserer Alltag aus?
Am Ende halten Sie eine Roadmap in den Händen, die Ihnen zeigt, welche Schritte sofort Entlastung bringen und welche langfristig Ihre Prozesse stabilisieren.
Ist-Analyse
Wir schauen gemeinsam, wie Ihre Abläufe aktuell funktionieren, wo Zeitfresser und Fehlerquellen liegen.
Soll-Bild
Wir entwickeln Ihr individuelles „Wunsch-Szenario“ – wie Ihr digitales Unternehmen aussehen soll.
Ideensammlung
Gemeinsam sammeln wir alle Möglichkeiten der Digitalisierung & Automatisierung, die für Sie relevant sind.
Roadmap
Sie erhalten eine klare Übersicht mit Quick Wins und langfristigen Projekten.
Schritt 2
Quick Wins umsetzen
Schnelle Erfolge sichtbar machen
Sie merken bereits nach kurzer Zeit, wie sich Ihr Alltag vereinfacht: weniger Doppelarbeit, weniger Chaos und mehr freie Zeit für wichtige Aufgaben.
Die ersten Automatisierungen und Standards nehmen Ihnen spürbar Arbeit ab – und zeigen, wie viel Potenzial wirklich in Ihren Prozessen steckt.
Sofortige Entlastung
Erste Automatisierungen nehmen Ihnen direkt spürbar Arbeit ab und schaffen mehr Freiraum im Alltag.
Einfache Verknüpfungen
Ihre bestehenden Tools arbeiten besser zusammen und vermeiden unnötige Doppelerfassungen.
Ordnung im Alltag
Checklisten und kleine Standards schaffen Übersicht ohne großen Aufwand.
Schnell spürbare Wirkung
Schon nach wenigen Wochen merken Sie, dass die tägliche Arbeit leichter und klarer läuft.
Schritt 3
Langfristige Automatisierung
Langfristige Strukturen schaffen
Ihre Abläufe laufen stabil und zuverlässig, ohne dass Sie ständig eingreifen müssen. Kommunikation und Kennzahlen sind zentral organisiert – Sie haben jederzeit die volle Kontrolle.
So schaffen Sie eine nachhaltige Basis, mit der Ihr Unternehmen wachsen kann, ohne dass Chaos oder Stress zurückkehren.
Stabile Abläufe
Wiederkehrende Prozesse laufen zuverlässig im Hintergrund – ohne ständige Kontrolle.
Nahtlose Zusammenarbeit
Kommunikation und Abstimmungen sind dauerhaft zentralisiert und transparent.
Volle Übersicht
Digitale Reports und Dashboards geben Ihnen Sicherheit und Klarheit bei allen Entscheidungen.
Zukunftsfähigkeit
Systeme und Prozesse werden so verankert, dass sie dauerhaft genutzt werden und Ihr Unternehmen zuverlässig tragen.
Der erste Schritt zu mehr Klarheit -
unverbindlich und kostenfrei.
Ein kostenloses Beratungsgespräch gibt Ihnen die Möglichkeit, ganz ohne Risiko herauszufinden, ob Digitalisierung und Automatisierung für Ihr Unternehmen wirklich einen Unterschied machen können.
Sie gewinnen Klarheit über Ihre aktuelle Situation, neue Impulse für mögliche Verbesserungen und einen Eindruck davon, wie Entlastung und Struktur in Ihrem Alltag aussehen könnten.
Machen Sie den ersten Schritt zu mehr Klarheit und Effizienz.
Transparente Antworten für Ihre Entscheidungssicherheit
Ist Digitalisierung nicht nur etwas für große Unternehmen?
Nein – gerade kleinere und mittelständische Agenturen, Kanzleien, oder Makler profitieren am meisten. Hier lassen sich durch einfache Automatisierungen schon viele Stunden pro Woche sparen.
Wie viel Aufwand bedeutet es, neue Tools einzuführen?
Wir halten die Einführung so einfach wie möglich. Viele Verbesserungen lassen sich auch schon ohne neue Tools und nur mit einer optimierten Nutzung der vorhandenen Tools implementieren.
Was kostet eine Digitalisierung bei euch?
Das hängt stark von Ihren Zielen und Ihrer Situation ab. Deshalb starten wir immer mit einem Workshop, um Ihre individuelle Situation zu analysieren und danach konkrete Lösungen und Kosten transparent herauszuarbeiten.
Brauchen wir IT-Know-how im Team, um mitzumachen?
Nein – wir begleiten Sie so, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Prozesse schnell verstehen und anwenden können. IT-Know-how ist zwar praktisch, aber nicht notwendig.
Digitalisierungs & Automatisierungs-Experte
Lukas Brandtner
Ich bin schon seit meiner Jugend davon fasziniert, wie Technik funktionniert und uns den Alltag erleichtern kann.
Schon in der Schulzeit fragte ich mich: Warum vergeuden wir so viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben? Statt mich damit abzufinden, suchte ich nach Wegen, diese Arbeiten einfacher und schneller zu machen.
Nach meinem Abitur startete ich ein IT-Studium an der TUM und sammelte nebenbei praktische Erfahrung als Werkstudent. Schnell merkte ich jedoch: reine Theorie bringt mich nicht dorthin, wo ich hinwill. Also entschied ich mich, meinen eigenen Weg zu gehen – und machte mich als IT-Consultant selbstständig. Heute betreue ich Unternehmen als zuverlässiger Partner im Bereich Digitalisierung & Automatisierung.
Meine Leidenschaft liegt darin, Prozesse so zu gestalten, dass sie nicht mehr mühsam von Hand erledigt werden müssen. Die Chance, Unternehmen dadurch spürbar zu entlasten und ihnen mehr Zeit für das Wesentliche zu geben, treibt mich an.
Ich freue mich darauf, auch Ihnen zu zeigen, wie Sie durch Digitalisierung und Automatisierung Ihr Unternehmen effizienter, strukturierter und erfolgreicher machen können.
Häufige Fragen – klare Antworten
Digitalisierung wirft oft viele Fragen auf – hier nehmen wir Ihnen die wichtigsten Zweifel und zeigen, wie einfach der Einstieg für Sie sein kann.
Für wen ist der Digitalisierung überhaupt geeignet?
Im Grunde für jedes Unternehmen, das Zeit sparen, Fehler vermeiden und Abläufe klarer strukturieren möchte.
Es stimmt nicht, dass nur Konzerne von Digitalisierung und Automatisierung profitieren können.
Besonders Agenturen, Makler und Kanzleien profitieren, weil hier viele wiederkehrende Aufgaben mit vielen Daten anfallen, die sich durch Digitalisierung deutlich einfacher managen lassen.
Welche Ergebnisse kann ich realistisch erwarten?
Sie gewinnen mehr Klarheit über Ihre Abläufe und bekommen Strukturen, die den Alltag spürbar erleichtern.
Das Ergebnis: weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben, weniger Fehlerquellen und mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge.
Durch Automatisierungen und klare Prozesse entsteht eine stabile Basis, auf der Ihr Unternehmen effizienter, strukturierter und langfristig erfolgreicher arbeiten kann.
Brauchen wir spezielles technisches Know-how, um die Ergebnisse umzusetzen?
Nein. Sie müssen kein IT-Experte sein und brauchen auch keine IT-Abteilung.
Wir richten alles so ein, dass Sie und Ihr Team die Lösungen intuitiv nutzen können – ohne technisches Vorwissen.
Kann man wirklich so viel Zeit sparen durch Automatisierung?
Ja – weil wiederkehrende Tätigkeiten im Hintergrund laufen, anstatt manuell erledigt zu werden.
Dadurch lassen sich (je nach Situation) auch mal mehrere Stunden pro Tag sparen, reduzieren Fehlerquellen und gewinnen Freiraum für wichtigere Aufgaben.
Wie schnell sehe ich die ersten Verbesserungen?
Schon die ersten Quick Wins (nach dem Workshop) setzen wir in ein bis zwei Monaten um.
Das bedeutet: weniger Doppelarbeit, klarere Abläufe und spürbare Entlastung im Tagesgeschäft – ohne lange Wartezeit.
Arbeiten Sie nur mit bestimmten Tools oder passen Sie sich unseren Systemen an?
Wir sind nicht an ein bestimmtes Tool gebunden. Stattdessen schauen wir, was Sie bereits nutzen, und ergänzen nur dort, wo es sinnvoll ist.
Natürlich empfehlen wir auch Tools, mit denen wir in der Praxis sehr gute Erfahrungen gemacht haben – aber immer so, dass sie individuell zu Ihren Abläufen passen.
So passen sich die Lösungen an Ihr Unternehmen an – nicht umgekehrt.
Müssen wir neue Software kaufen?
Nicht unbedingt. Oft lässt sich mit den bestehenden Programmen schon viel optimieren.
Falls zusätzliche Tools sinnvoll sind, achten wir auf kosteneffiziente Lösungen, die sich nahtlos in Ihre Abläufe integrieren.
Was passiert, wenn wir nach dem Workshop nicht weitermachen wollen?
Kein Problem – der Workshop ist in sich abgeschlossen.
Sie erhalten eine klare Analyse und eine individuelle Roadmap, die Sie auch ohne unsere Begleitung nutzen können.
Wenn Sie später doch Unterstützung möchten, stehen wir natürlich bereit – die Entscheidung liegt jederzeit bei Ihnen.
© 2025 Brandtner Business Optimierung. Alle Rechte vorbehalten.